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Emballagen sind wiederverwendbare Verpackungen wie Kisten, Flaschen, Gläser, Fässer oder Paletten. Sie werden auch als Pfandgut, Leergut oder Gebinde bezeichnet. Diese werden zusammen mit der Ware geliefert und können später an den Lieferanten zurückgegeben werden.
Es wird zwischen Leihverpackungen und Pfandverpackungen unterschieden. Leihverpackungen werden nicht verrechnet und sind für die Buchhaltung weniger relevant. Pfandverpackungen werden hingegen verrechnet, da der Käufer sie extra bezahlt, und sind daher der Fokus der Buchhaltung. Bei Rückgabe des Pfandguts wird der Betrag gutgeschrieben.
Beim Einkauf von Emballagen verbucht der Käufer diese auf einem separaten Aufwandskonto, dem 'Emballageneinsatz' (Konto 5080). Dieses Konto ist ein Aufwandskonto und erhöht sich im Soll. Die Emballagen unterliegen dem gleichen Umsatzsteuersatz wie die gekaufte Ware.
Bei der Rückgabe von Emballagen an den Verkäufer verringert sich der Aufwand des Käufers. Die Buchung erfolgt als Gegenbuchung auf dem 'Emballageneinsatz'-Konto im Haben, wodurch der Aufwand reduziert wird. Auch die Vorsteuer muss entsprechend reduziert werden.
Oft werden neue Emballagen gleichzeitig mit der Rückgabe alter Emballagen angeliefert. Im ersten Fall, wenn der Emballageneingang größer ist als die Rückgabe, wird die Differenz als erhöhter Aufwand im Soll gebucht. Im zweiten Fall, wenn die Rückgabe größer ist als der Eingang, wird die Differenz als Reduktion des Aufwands im Haben gebucht. Es wird immer nur der Differenzbetrag auf dem Konto 5080 'Emballageneinsatz' verbucht.
Werden Emballagen beschädigt und können nicht mehr zurückgegeben werden, müssen sie abgeschrieben werden. Hierfür wird ein Konto in der Klasse 7 ('Abschreibung von Vorräten', Konto 7800) verwendet. Der Betrag wird vom 'Emballageneinsatz'-Konto umgebucht, wodurch sich das Aufwandskonto verschiebt, aber der Gesamtaufwand sich nicht ändert (erfolgsneutral).
Am Jahresende müssen die Emballagen inventiert und ein 'Emballagen-Vorrat'-Konto (Konto 1680) geführt werden. Bei einer Bestandsvermehrung (Endbestand > Anfangsbestand) wird der 'Emballagen-Vorrat' im Soll und der 'Emballageneinsatz' im Haben gebucht. Bei einer Bestandsminderung (Endbestand < Anfangsbestand) wird der 'Emballageneinsatz' im Soll und der 'Emballagen-Vorrat' im Haben gebucht.
Für den Verkäufer stellen Emballagen, die in Rechnung gestellt werden, Erträge dar. Sie werden in der Klasse 4 auf dem Konto 'Emballagen Erlöse' (Konto 4180) verbucht. Dieses Konto erhöht sich im Haben. Der Umsatzsteuersatz ist derselbe wie für die verkaufte Ware.
Wenn der Käufer Emballagen an den Verkäufer zurückgibt, muss der Verkäufer eine Gegenbuchung auf dem Konto 'Emballagen Erlöse' im Soll durchführen, wodurch seine Erträge reduziert werden. Auch die Umsatzsteuer muss entsprechend angepasst werden.
Beim Verkäufer gibt es ebenfalls zwei Fälle für den gleichzeitigen Emballagenausgang und die Rücknahme. Wenn der Emballagenausgang größer ist als die Rücknahme, wird die Differenz als Ertrag im Haben gebucht. Ist die Rücknahme größer als der Ausgang, wird die Differenz als Reduktion des Ertrags im Soll gebucht. Es wird immer nur der Differenzbetrag auf dem Konto 4180 'Emballagen Erlöse' verbucht.