Summary
Highlights
Pembahasan dimulai dengan identifikasi level SCM: perencanaan terpadu masuk level strategis, pekerjaan Pokja Pemilihan pada tender masuk operasional, dan pengendalian kontrak oleh PPK masuk taktis. Penting untuk membedakan ketiga level ini karena soal dapat bervariasi.
Pengadaan penyedia disebut aktivitas 'search'. Dalam SCM, identifikasi hulu (penyedia bibit), internal (Dinas Pertanian), dan hilir (petani) sangat penting. Definisi pengadaan meliputi identifikasi kebutuhan hingga serah terima, dan terdapat variasi soal tentang pihak yang wajib menggunakan Perpres serta sumber dana.
Jenis pengadaan meliputi konstruksi (perbaikan), barang (tempat tidur, laptop, software), jasa lainnya (cleaning service, hotel, jasa keamanan), dan konsultan (desain interior, pengawasan bangunan). Batasan keikutsertaan asing adalah 1 triliun untuk konstruksi, 50 miliar untuk barang/jasa lainnya, dan 25 miliar untuk konsultan.
Tujuan pengadaan mencakup pengembangan industri kreatif. Wajib menggunakan produk dalam negeri dengan TKDN dan BMP minimal 40%. Prinsip pengadaan, misalnya transparansi (mengumumkan anggaran), efektif (hasil pengadaan termanfaatkan), dan etika (menghindari konflik kepentingan atau kepemilikan ganda).
Pelanggaran prosedur termasuk pelanggaran hukum administrasi negara. Penetapan pemenang tender tergantung nilainya: jika di bawah 100 miliar oleh Pokja, di atas 100 miliar oleh PA (Barang/Konstruksi/Jasa Lainnya) atau di atas 10 miliar untuk konsultan. Batasan usaha kecil adalah hingga 15 miliar.
Fungsi UKPBJ adalah pengelolaan pengadaan dan tender. Jika penyedia yang telah ditetapkan menolak, sanksinya adalah blacklist.
Identifikasi kebutuhan melibatkan perhitungan sederhana dan memperhatikan barang/jasa yang sudah ada. Pihak yang terlibat dalam perencanaan adalah PA/KPA, PPK, dan tim teknis. Pokja pemilihan tidak terlibat dalam perencanaan.
Penyusunan spesifikasi bisa berbasis kinerja (alat canggih), mutu, jumlah, waktu, pelayanan (pelatihan operator). KAK harus berisi uraian pekerjaan, waktu pelaksanaan, dan spek teknis. Pengadaan sparepart berbasis merek dan tipe diperbolehkan dalam kondisi tertentu (Pasal 19 Ayat 2).
HPS disusun 28 hari sebelum batas akhir pemasukan dokumen penawaran. Langkah menyusun RAB dimulai dengan pengumpulan data dan survei pasar. HPS tidak diperlukan untuk pengadaan di bawah 10 juta (misal ATK). Komponen HPS mencakup harga barang/jasa, pengiriman, instalasi, pelatihan, dan PPN. Larangan pemaketan meliputi menggabung paket lokasi jauh, jenis berbeda, kecil menjadi non-kecil, atau memecah paket untuk menghindari tender.
Tanggung jawab konsolidasi pada tahap perencanaan adalah PA/KPA, persiapan oleh PPK, dan pemilihan oleh UKPBJ. Konsolidasi adalah strategi menggabungkan untuk efisiensi. UKPBJ memiliki empat bidang, dan kepala daerah berwenang membentuknya.
Review mencakup spesifikasi teknis/KAK. Jika HPS tidak lengkap setelah direview, PPK harus memperbaikinya (Pokja tidak boleh langsung memperbaiki). Penjelasan (aanwijzing) bertujuan untuk cek ombak. Dokumen pemilihan konsultan badan usaha menggunakan prakualifikasi, sedangkan perorangan menggunakan pascakualifikasi.
Pekerjaan kompleks (misalnya limbah plastik, terintegrasi, desain dan bangun 30 lantai) menggunakan tender dua tahap. Konsultan perorangan menggunakan evaluasi kualitas. Barang di katalog menggunakan e-purchasing. Sistem nilai (teknis 60-70%, harga 30-40%) digunakan untuk pekerjaan kompleks, sedangkan harga terendah untuk pekerjaan sederhana (misal ATK). Tender gagal dua kali dapat mengarah pada penunjukan langsung.
Pengadaan konsultan perorangan dengan nilai sampai 100 juta menggunakan penunjukan langsung (PL), di atas itu seleksi. Pengadaan barang sederhana seperti perlengkapan kantor menggunakan harga terendah. Konsultan pengawasan pekerjaan standar dan rutin menggunakan biaya terendah. Pembelian ATK 100 juta menggunakan satu file karena sederhana. Pengadaan benda seni, lukisan, patung dikecualikan dari PBJ. BLUD mengikuti pedoman pimpinan BLUD.
Kontrak berdasarkan output adalah Lamsam. Pekerjaan kompleks menggunakan kontrak EPC (Putar Kunci). Jaminan pelaksanaan 5% dari HPS jika penawaran di bawah 80%. Pembelian barang 15 juta menggunakan kuitansi (variasi nilai kontrak lainnya: nota/bon untuk 3 juta, SPK untuk 150 juta). Uang muka bisa mencapai 50% dari nilai kontrak (jika 175 juta). Penyesuaian harga bisa dilakukan pada bulan ke-13. Katalog menggunakan surat pesanan. Pejabat pengadaan tidak boleh menjadi penandatangan kontrak.
Untuk pembelian alat radiologi, PPK dibantu tenaga ahli untuk memeriksa. Urusan administrasi ditangani tim pendukung. Jika spesifikasi discontinue, harus dilakukan adendum. Keterlambatan pekerjaan memerlukan SP3 sebelum pemutusan kontrak. Sebelum serah terima, PPK menugaskan tenaga ahli; jika hasil tidak sesuai, minta ganti/perbaikan.
Penilaian kinerja meliputi kualitas, kuantitas, biaya, waktu, dan pelayanan, dilakukan oleh PPK. Nama penyedia yang dicatat adalah nama toko/pemilik usaha. Pencatatan nilai pembayaran termasuk PPN (contoh: 4.5 juta + 11% PPN = 4.995 juta).
Risiko dalam menyusun spek adalah barang tidak ada di pasaran. Data identifikasi kebutuhan diperlukan untuk menyusun spek. Paket yang bisa diswakelolakan adalah kajian strategi dan pelatihan. Suakelola tipe 2 (Dinas Kesehatan & IDI) timnya ditetapkan oleh Kepala Dinas untuk persiapan dan pengawas, serta pimpinan IDI untuk pelaksana. Suakelola tipe 1 (instansi sendiri) tenaga ahli dapat terlibat hingga 50%. Dana yang ditransfer antar instansi pemerintah mengikuti aturan PBJ pemerintah. Kegiatan kajian dapat dilaksanakan secara suakelola. Adendum dilakukan jika ada perubahan kondisi lapangan.
Tugas tim pengawas mencakup pengawasan administrasi, teknis, dan keuangan. Tahapan yang diawasi adalah dari persiapan hingga serah terima. Risiko penetapan tipe suakelola adalah kesalahan dalam menentukan tipe. Sebelum serah terima, PPK memerlukan berita acara pemeriksaan untuk menyimpulkan pekerjaan selesai atau tidak.