Cómo crear tablas y relaciones en Microsoft Access

Para establecer relaciones, es crucial tener campos comunes entre las tablas, con el mismo tipo de datos y tamaño. Antes de iniciar, se deben cerrar todas las tablas. Luego, se va a 'Herramientas de base de datos' > 'Relaciones'. Se añaden las tres tablas al esquema de relaciones. La relación entre 'clientes' y 'reportes' se crea arrastrando el campo 'cédula' de 'clientes' al campo 'cliente' de 'reportes'. Se selecciona 'Exigir integridad referencial' para asegurar que los datos estén coordinados y se marcan 'Actualizar en cascada' y 'Eliminar en cascada' si se desea que los cambios o eliminaciones en la tabla principal se reflejen en la relacionada. Se repite el proceso para relacionar 'tipo de reportes' con 'reportes' a través de los campos 'código' y 'tipo'.

El video comienza abriendo Microsoft Access y creando una base de datos en blanco llamada 'Servicio al Cliente'. Se cierra la ventana inicial y se procede a 'Crear' > 'Diseño de tabla'. Se recomienda analizar previamente las tablas y campos en papel. La primera tabla, 'clientes', incluirá campos como cédula, nombre, email, dirección y teléfono. Se definen sus tipos de datos como 'texto' y se especifican sus tamaños. La 'cédula' se establece como clave principal, un campo que identifica de forma única cada registro. Finalmente, la tabla se guarda como 'clientes'.

Se crea una segunda tabla llamada 'Reportes' para almacenar información sobre los reportes realizados por los clientes. Sus campos incluyen un código de reporte (clave principal), la cédula del cliente (para relacionarla con la tabla 'clientes'), una descripción del reporte, el tipo de reporte (queja, reclamo, sugerencia), el área involucrada y la fecha. Se asignan los tipos de datos a cada campo, notando que para 'tipo' y 'área' se utilizan números, y se ajusta el tamaño de campo a 'entero' para optimizar el espacio.

Se crea una tercera tabla, 'Tipo de reportes', con campos para el código del tipo de reporte y su descripción. Esta tabla servirá para clasificar los reportes realizados por los clientes. Se guarda la tabla con el nombre 'tipo de reportes'.

Una vez establecidas las relaciones, se recomienda registrar información primero en las tablas principales. Se ejemplifica añadiendo tipos de reporte (queja, reclamo, sugerencia, felicitación) en la tabla 'tipo de reportes' y un cliente en la tabla 'clientes'. Al intentar registrar un reporte en la tabla 'reportes' con un cliente o tipo de reporte inexistente, el sistema muestra un error, demostrando la funcionalidad de la integridad referencial. Esto asegura que los datos sean consistentes y válidos entre las tablas.